El 5 de diciembre de 2023, el Consejo de Ministros aprobó mediante un Real Decreto el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Habrá que adaptarse a estos cambios del software de facturación antes del 1 de julio de 2025.

¿Qué finalidad tiene? 

El objetivo de la norma es impulsar la lucha contra el incumplimiento tributario y la economía sumergida derivados del uso del ‘software de supresión de ventas’ (denominado ‘software de doble uso’), lo que permite manipular las cuentas. Este reglamento desarrolla lo contemplado en el preámbulo XI de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal en lo que se refiere a los procesos de facturación.

También pretende impulsar la modernización de la dotación digital de pymes y autónomos, a la vez de conseguir una mejora en el cumplimiento tributario.

De igual manera, esta ley pretende controlar los pagos en efectivo para determinadas actividades económicas, reduciéndose de 2.500 a 1.000 euros.

Esta medida supone adaptar los sistemas de facturación. Con esta ley, el reporte de la factura a Hacienda se adelanta al momento en que se crea la factura, por lo que el software de facturación debe permitir el envío automático de cada registro de facturación a Hacienda. Esta nueva ley y la Agencia Tributaria promueven el sistema VeriFactu.

 Verifactu es un sistema de verificación de facturas electrónicas que aporta una seguridad al reducir los fraudes fiscales por su capacidad de garantizar la autenticidad e integridad de las facturas y de su mayor seguridad y transparencia en las transacciones comerciales. Este sistema utiliza tecnologías blockchain para garantizar la inalterabilidad de los registros, haciendo imposible que se manipulen después de su creación.

Asegúrate que el software de facturación que utilices cuente con el sistema Verifactu.

Requisitos del software

Se ha establecido una serie de obligaciones que deben cumplir estos softwares (nuevos o adaptando los existentes)  para cumplir con la ley antifraude, entre ellas se debe garantizar:

• Integridad.
• Conservación.
• Accesibilidad.
• Legibilidad.
• Trazabilidad.
• Inalterabilidad de los registros.

Así, la pieza fundamental del sistema es la capacidad de generar y almacenar de forma segura los registros de facturación. Para ello, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:

• Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
• El número y, en su caso, serie de la factura.
• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada.
• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.     
• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

¿Qué obligaciones tengo?

Tú como empresa o autónomo no tendrás mucho trabajo de adaptación a esta nueva ley, son los proveedores o desarrolladores del software de facturación los que tienen que adaptar sus programas. Debes de asegurarte de que implementas correctamente los programas adaptados a esta ley 

¿Qué sanciones hay por incumplimiento de esta ley?

Para aquellas empresas que usen software de doble uso pueden enfrentarse de multas de hasta 50.000 euros.

Para los proveedores de este tipo de software también recibirán multas de hasta 150.000 euros por cada año en el que se produzcan ventas.

Ambas partes pueden recibir su correspondiente sanción si no cumplen con su parte (la empresa si no utiliza el software adecuado y el proovedor si el software que vende no cumple los requisitos).

Esta nueva ley que será de obligado cumplimiento a partir del 1 de julio de 2025 busca garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas, evitando el fraude fiscal y asegurando una mayor transparencia en las operaciones comerciales. Con el uso de este software, se pretende prevenir la manipulación de facturas y la existencia de una contabilidad en B. Las empresas deberán prepararse para adoptar esta normativa y asegurarse de que sus sistemas de facturación cumplan con los nuevos requisitos técnicos impuestos por la Agencia Tributaria.